Вынужденная трансформация. Что поменять в юротделе, чтобы повысить эффективность

Юридическая функция в компании изменилась. На первый план вышли своевременность, оперативность, гибкость, стратегическое мышление, забота о себе и других сотрудниках компании. Пока в обществе формируется коллективный иммунитет к вирусу, юридическая функция сама стала иммунитетом для компаний.

Но не все коллеги были готовы к изменениям. Кто-то не справился с удаленным режимом, кто-то потерял мотивацию и перестал быть частью корпоративной культуры. Те же, кто адаптировался, трансформировались в юристов нового формата. В статье о том, как ведущие юридические команды справлялись с нестандартными проблемами. Еще акцентировала внимание на необходимых изменениях в работе юротдела, которые помогут оптимизировать работу, повысить эффективность и усилить безопасность компании и ее сотрудников.

Главное в статье СкрытьПересмотреть функции юристов-универсалов

Функциональная специализация и принцип «все заменяют всех» уступают место узкой специализации, но в новых форматах. Кросс-проекты, бизнес-партнеры, плоская структура, ротации внутри функции — малая часть актуальных изменений. Руководители юрдепа сейчас — это управленцы высокого уровня со стратегическим мышлением, часто работают как терапевты: знают, кому с какой проблемой «выдать талончик».

Технические функции. Оформление и учет доверенностей, корпоративных документов, отправка почты, типовые договоры, механическая работа по заполнению форм и бланков — раньше все это делали юристы. Теперь эти функции передают в другие подразделения под чутким руководством коллег. Задача юристов — разработать стандарты и инструкции. Обычно эти функции передают в административный отдел.

Некоторые юрдепы вводят должность администратора, который оформляет нотариальные доверенности, помогает юристам в копировании и сканировании документов, в согласовании стандартных внутренних процедур и т. п. Обновленный функционал нужно закрепить в бизнес-процессах и стандартах работы.

Коллеги размещают на корпоративных ресурсах регламенты, формы стандартных договоров и доверенностей, реестры и досье юридических лиц, проектов. К этому контенту добавляют инструкции работы с юридическими сервисами, новости законодательства. Такие онлайн-сервисы доступны любому сотруднику с компьютера, ноутбука и мобильного телефона в любое время.

Такие изменения позволяют сократить численность юристов, но при этом качество и объем юридических сервисов повышается. Ресурсы с необходимой информацией для сотрудников компании снимают с юристов часть загрузки: освобождается время, которое коллеги тратили на работу с запросами подразделений на представление документов.

Раньше все занимались всем. Теперь концепцию юристов-универсалов пересмотрели

Бизнес-партнеры. Такой формат взаимодействия с компанией может называться по-разному: бизнес-партнеры, работа по направлениям бизнеса, legal-партнеры. Он позволяет максимально плотно взаимодействовать с бизнесом, погружаться в его повестку и влиять на решения. Простыми словами — каждому бизнес-подразделению выделяют юриста-куратора (подробно смотрите в книге коллег из СИБУРа). Он обеспечивает тесную связь между курируемым подразделением и юридической службой. Legal-партнер детально изучает процессы «своего» подразделения. В этом случае бизнес прицельно видит работу юридической функции.

Современные технологии. Юридические службы приручают электронный документооборот, автоматизируют правовые сервисы, передают чат-ботам рутинные задачи, оптимизируют внутренние бизнес-процессы. Юридическая функция теперь во многом опирается на программные решения, иногда и зависит от них.

От коллег бизнес ждет готовности быстро осваивать технологии и программы, знать существующие инструменты по автоматизации работы и уметь предлагать свои решения. При этом нужно помнить про требования законодательства к работе с информацией и данными, к оформлению документов.

Например, коллеги внедряют автоматизированные системы для получения юридических консультаций. Такая система принимает запросы, позволяет видеть все задачи, управлять рабочей нагрузкой каждого юриста, получать обратную связь, оценивать работу сотрудников и формировать статистику.

Еще такие системы можно интегрировать с базами знаний. Когда сотрудник компании заполняет запрос, система предлагает ответы из базы знаний по ключевым словам из описания запроса. То есть сотрудник может получить ответ мгновенно, еще до отправки запроса. Помимо этого, коллеги разрабатывают и внедряют умные базы договоров. Там можно вносить изменения сразу во все формы в один клик.

Новые функции. Руководители юридической функции теперь чаще входят в состав исполнительных органов, советов, комиссий. Это позволяет более детально поддерживать все инициативы бизнеса. Некоторые функции юристов трансформируются в новые профессии или специализации. Руководители юрдепов участвуют в периодических совещаниях руководителей или собственников и могут инициировать изменения, затрагивающие все сферы деятельности компании.

Юристы входят в комитеты и комиссии, участвуют в крупных проектах компании, в том числе как лидеры проектных команд. Бизнес делегирует руководителям юрдепов ведение переговоров со значимыми контрагентами, коллеги могут самостоятельно принимать решения в пределах ранее согласованных лимитов.

Судебники и договорники тоже пересмотрели концепцию юристов-универсалов. Раньше все занимались всем, и не было структурированной ответственности по конкретным проектам, договорам и судебным делам. Все это приводило к низкому качеству и плохим результатам работы. Теперь появились юристы — владельцы процессов. Они сопровождают суды, проверки, процессы компании. Выросла популярность контрактных менеджеров. Особенно такие специалисты нужны в крупных проектах, где риски исчисляются миллиардами рублей. Также юристы все больше принимают на себя работу с GR, в части коммуникаций и законотворчества.

Дмитрий Галанцев, управляющий партнер Юридического бюро «Пропозитум»:

«Несколько лет я не наблюдаю значимые изменения в системе инхаус-юристов. Как и раньше, они крайне сильны как люди, досконально разбирающиеся во внутренних процессах своей компании. Как следствие, они качественно представляют ее интересы, в том числе и в судах. Особняком стоят юристы прогосударственных структур — особенно ФНС. Как правило, они привыкли, что суд часто занимает их сторону, и, как следствие, чувствуют себя гораздо расслабленнее их коллег из коммерческого сектора. Часто не озадачиваются написанием качественной позиции, хорошей доказательственной базой. Но, по моему опыту, если вопросы начинают выходить за рамки деятельности организации, затрагивать лично бенефициара, требовать особой конфиденциальности — бизнес по-прежнему отдает предпочтение внешним консультантам».

Главное в статье СкрытьСнизить расходы компании

С того момента, как в бизнесе появились юристы, сотрудники других подразделений упрекают их в том, что они не зарабатывают деньги. Позиция не улучшалась даже тогда, когда юристы взыскивали проблемные задолженности и спасали проблемные активы. Теперь же юристы не только оптимизировали затраты своих подразделений, наладили процессы работы с задолженностью, но и оптимизируют бизнес-процессы компании, чтобы сэкономить или заработать.

В некоторых компаниях юрдепы выделяют в отдельные юридические лица и продают услуги сторонним клиентам. То есть юрдепы теперь не просто консультанты по правовым вопросам, но и менеджеры, которые предлагают и реализуют оптимальные решения, управляют правовыми рисками компании.

Экономия. Некоторые юрдепы выделили самостоятельные бизнес-подразделения, задача которых — снизить расходы компании или заработать. Для этого коллеги проводят аудит типичных бизнес-процессов и выявляют цепочки возможных действий, с помощью которых они помогут сэкономить на налогах, рисках, стоимости активов.

Прибыль. Помимо экономии, коллеги выявляют механизмы, с помощью которых компания может зарабатывать, разрабатывают стратегии, реализуют их. Например, если в компании много недвижимого имущества, коллеги инициируют земельные мероприятия по межеванию, изменению разрешенного использования и снижению кадастровой стоимости активов. Во время пандемии коллеги активно использовали механизмы государственной поддержки, например, получали гранты для арендодателя в рамках мер поддержки по COVID-19.

Еще в 2019 году Юлия Филиппова, исполнительный директор юридического отдела Avon, Восточная Европа, Москва, в своем интервью рассказала редакции: «При просмотре одного из бизнес-процессов, на который мы случайно вышли фактически из любопытства, мы пришли к выводу, что в этом направлении „сидит“ потенциальный судебный кейс и мы можем обеспечить компании около 2 млн долл. Теперь работаем над этим. Приумножаем».

Отслеживать изменения

Потребность в оперативном мониторинге изменений у компаний была всегда. Но реальное понимание, что такое оперативность, пришло в марте 2020 года. Нормативное регулирование во многих отраслях нестабильное. Теперь в юрдепах есть подразделения или сотрудники, которые занимаются мониторингом законодательства и разработкой процессов, чтобы максимально эффективно внедрить их в бизнес. Такая трансформация необходима не только самой компании, но и юристу: она влияет на правовой кругозор и зоны ответственности.

Мониторинг. Юристы вникают в суть правовых норм уже на стадии размещения проекта. Юрдепы отслеживают изменения, знакомят с ними внутренних клиентов, адаптируют изменения под специфику компании. В период пандемии юрслужбы мониторили новые нормативные акты во всех регионах присутствия компании, исполняли их совместно с другими подразделениями.

Внешнее взаимодействие. Но на этом команды не остановились. Они расширяют формат мониторинга до внешнего взаимодействия. Юридическая функция предвидит изменения, продвигает интересы бизнеса, находит и внедряет лучшие практики извне. Для этого коллеги изучают законодательство, профильную судебную практику, ключевые тенденции, чтобы оперативно информировать бизнес обо всех изменениях заблаговременно. Они представляют бизнес в ассоциациях и комитетах, входят в профильные рабочие группы и принимают активное участие в их деятельности.

Это позволяет продуктивно общаться с госорганами и участвовать во внедрении и развитии регулирования в отраслях. Взаимодействие с ассоциациями приобрело особенное значение в период пандемии, так как позволило формировать совместные запросы в госорганы, когда необходимы были разъяснения новых норм.

Заботиться о компании

Юридическая функция стала заботливой. Помимо стратегий и минимизации рисков, усиления своих позиций, коллеги проявляют больше заботы к внутренним процессам компании и к своим коллегам не юристам. Юристы задумались о понятности текстов и процессов и о том, насколько удобно с ними работать коллегам, которые не связаны с юриспруденцией.

Доступность. Огромное количество информации и увеличенные темпы работы требуют максимального упрощения сложных юридических текстов. Внутренние клиенты юридической службы ожидают от юристов понятных, доступных, быстрых заключений. Правовые департаменты структурируют правовую информацию, визуализируют регламенты, переводят тексты «с юридического» на «человеческий».

Коллеги разрабатывают механизмы, с помощью которых можно заработать

Снижение нагрузки. Корпоративные юристы снижают правовую работу в других подразделениях. Доля правовой работы в таких подразделениях может быть существенной. Эту задачу коллеги решают в том числе с помощью автоматизации, базы знаний, чат-ботов. Новый функционал бизнес-партнеров, legal-партнеров помогает взглянуть на работу структурного подразделения со стороны и выявить основные проблемы.

Например, юрслужба может составить схемы определенных бизнес-процессов, измерить их скорости, найти «узкие места» и «задвоения» функционала подразделений, описать функциональные требования на изменение существовавших ранее и автоматизацию новых бизнес-процессов и внутренние нормативные акты по процессам. Ведущие юрдепы даже устанавливают как один из критериев KPI — ускорение работы компании.

Аудит. В юрдепе ВШЭ, например, есть проект «Юрист — Вездеход». Принцип работы следующий: подразделения оформляют заявку, юридическая функция направляет юриста работать на один-два дня в подразделение. Юрист в этот период занимается исключительно вопросами подразделения. Это помогает юристам понять процессы глубже, выстроить горизонтальные связи, а подразделение получает оперативную правовую помощь (legaldept.tilda.ws).

Главное в статье СкрытьЗаботиться о юрдепе

Пандемия проверила команды на прочность. Сам по себе переход на удаленный режим работы не вызвал серьезных сложностей ни в техническом плане, ни в плане контроля. Проблемы начались позже. Сотрудники теряли мотивацию, некоторые не смогли адаптироваться, потеряла свои позиции корпоративная культура. Но руководители юридических команд нашли способы справиться с трудностями.

Корпоративная культура. Управленцы разделились на два лагеря: часть из них довольна удаленным форматом работы, а часть понимает или уже испытывает негативные стороны такого режима. Сотрудники тоже по разные стороны баррикад: кому-то очень комфортно работать из дома, а кто-то сбежал при первой возможности в офис.

Удерживать команду в тонусе помогают сформировавшиеся до удаленки корпоративные традиции и процессы. Например, отработанная система еженедельных совещаний с подразделениями юрдепа и проектных совещаний позволяет отслеживать динамику работы сотрудников. Но некоторые сотрудники начали использовать «преимущества» онлайн-совещаний: внезапно пропадала связь, не включались камера или микрофон. Более организованных коллег раздражали периодическое передвижение сотрудников по территории страны и неожиданные «включения» из семейной жизни во время совещаний. Поэтому многие пришли к необходимости разработки и внедрения политики коммуникаций во время удаленного режима работы. В регламенте инхаусы прописали все критерии, которые влияют на качество онлайн-совещаний и коммуникаций во время удаленки.

Чтобы поддержать коллективный дух, юрслужбы информировали друг друга о жизни подразделений: высылали по мессенджерам и чатам фото из офисов, проводили прямые эфиры, обменивались практиками. Часть руководителей осознали, что необходимо развивать и укреплять внутренние ценности юридической функции, проводили опросы, визуализировали результаты.

Набор и развитие сотрудников. В ведущих командах есть устоявшаяся система набора и развития персонала. Они активно участвуют в программах стажировок для студентов. Стажеры участвуют в проектах юридической службы, решают текущие задачи, получают практические навыки работы. Из стажеров юридический департамент формирует будущий кадровый резерв.

Коллеги ведут SMM-продвижение вакансий в профильных группах. Отбор сотрудников происходит через профессиональный тест. Собеседование бывает даже коллективным. Важно, что будущие коллеги оценивают не только профессиональные знания, но и подходящие под корпоративные ценности soft skills. Отбор сотрудника имеет значение, но такое же значение имеет его адаптация. Чтобы сотрудник безболезненно влился в коллектив, ему выделяют наставника, проводят тестирования для понимания его потребностей, снабжают информацией по информационной безопасности и Legal design, устанавливают стандарты работы и план на испытательный срок.

У сотрудников юрдепа есть индивидуальные планы развития, в которые также входят KPI. Планы разрабатывают и утверждают вместе с непосредственными руководителями. В юрдепах есть программы обучения: внутренние тренинги, участие юристов в семинарах и конференциях на внешних площадках, корпоративные обучающие онлайн-платформы. Если в компании есть возможность ротации, это помогает юристам лучше узнать, как функционирует бизнес.

Нематериальная мотивация. Материальная мотивация не всегда имеет преимущественное значение. Юристам важно чувствовать себя частью команды и видеть результаты своей работы. Часть мотивации сотрудников — информирование их о происходящем в компании и о стратегических целях. Когда такого информирования нет, юрист не чувствует себя частью команды. Поэтому руководители юридической функции делятся важными новостями компании с командой.

С установленной периодичностью команда выбирает лучшего сотрудника юрдепа. В качестве поощрения можно использовать корпоративные СМИ, порталы, чаты, в которых можно разметить интервью или статью о победителе. Материальное же поощрение усиливает удовольствие от победы. Конкурсные соревнования укрепляют командный дух и усиливают мотивацию не только у юристов. Это работает в любой отрасли. Юристов объединяют также внутренние мозговые штурмы, смешанные проектные команды, корпоративы.

Сергей Демченко, партнер адвокатского бюро Asterisk:

«Для любого внешнего консультанта инхаус — один из главных конкурентов. Стоит разделить вопросы, которые решают как инхаус-специалисты, так и внешние консультанты, на две категории: общие и специальные. Для решения общих вопросов консультантов, как правило, привлекают с целью поменять систему работы юридического департамента или обновить состав команды. В случае со специальными вопросами, где требуется наработанный опыт в определенных отраслях (например, налоги, авторское право) или особый креативный, нестандартный подход, традиционно также прибегают к помощи сотрудников консалтинговых агентств. Сегодня инхаус-специалисты не отстают от своих коллег, повышая свои компетенции и квалификацию в решении специальных вопросов. Штатные юристы постоянно изучают практику, проходят дополнительное обучение, перенимают опыт консультантов. Фактически инхаусы активно внедряются в сферы работы, по которым ранее привлекали консультантов. За три — пять лет общая квалификация и уровень инхаус-юристов значительно выросли. Это обусловлено рядом факторов: постоянное ужесточение конкуренции на рынке труда, взросление профессии и повышение уровня ее носителей. При этом на рынке все же остаются компании, где внутренняя юридическая служба или штатный юрист находятся на среднем или достаточно низком уровне. Этот факт, как правило, объясняется высокой лояльностью внутренних юристов, наработанным доверием и дружескими отношениями».